河北省世贸通进出口服务有限公司

部室名称及职责

一、公司部室设置

公司设置三个部室：业务部、财务部、办公室。

二、各部室职责

（一）、业务部

1、制定部门战略营销规划和年度营销计划，确保完成公司下达的销售任务计划。

2、公司和产品的宣传和推广

1）根据公司要求做好英文网站，做好推广工作并及时对内容进行调整和更新。

2）根据公司安排积极参加国内和国际展会，做好展会的准备、参与和后续的处理工作。

3)做好公司其他方面的宣传工作。

3、国际市场的开发

负责国际市场对外联络业务，拓展海外市场，根据进口和出口不同业务需求积极开发国外供应商和国外新客户；同时收集市场信息，为做市场分析提供精准资料。

4、合同的订立

1）与客户协商、谈判确定合同项目。包括产品的价格、数量、规格、要求，贸易国别、交货方式、付款方式、交货期及其他条款。

2）确定合同条款，公司与客户签署合同后，要确保合同的正确和有效性，确定合同条款后，有业务人员发动客户确认并签署回传。

3）向工厂或生产部门下达生产订单，备货期间对生产情况进行跟踪，并告知客户生产进度情况。

5、发货和货款回收

1）根据约定的发货日期，安排好各项发货事宜。

2）按照合同要求及时催收货款。

3）出口业务，订单结束后积极取得退税资料，配合财务完成退税。

6、现有客户的维护

1）处理好订单中出现的各种问题，积极与客户沟通，协调与客户之间的关系。

2）定期与客户电话或邮件沟通，宣传公司新产品新政策，塑造良好企业形象；在国外的重要节日，发贺电祝贺。

7、 建立客户档案、产品档案，做好部门内部档案的制作、整理、统计和归档工作；并对每笔订单的单据（如：形式发票、销售合同、报关单、提单等文件）进行整理备份，以备查用。

8、 定期、准确核实销售情况，与财务及时对账，了解应收账款等销售情况，控制费用。及时回收货款，协助财务完成结算工作。

9、完成领导交办的其他工作。

（二）财务部职责

1、按照相关规定开立、撤销银行账户，按照内控制度收付资金，及时与银行对账，确保资金安全。

2、按照国家有关财经法规、会计准则及相关规章进行会计核算和会计监督。

3、按期编制财务报表，及时按要求对外报送相关报表。

4、遵从税法，按期申报和缴纳各项税费。

5、遵从社保相关规定，按期申报和缴纳“五险一金”。

6、按照出口退税相关规定，及时申报出口退税。

7、组织编制公司年度财务预算和年中预算调整，监控预算执行情况。

8、做好与综合办公室（人事）的沟通，根据人员变化编制每月工资表，按期发放工资。

9、配合相关部室提供与财会相关的资料和数据。

10、对接税务检查（如有）和财务决算审计和企业所得税汇算清缴审计，配合做好审计厅审计、经济责任审计、上级巡查等工作。

11、做好公司会计凭证、会计报表等会计档案的保管工作。

12、拟订公司财务规章制度。

13、做好财务分析，为领导决策提供财务支撑。

14、根据业务资金需求，负责对外融资工作。

15、完成领导交办的其他工作。

（三）、办公室职责

1、协助公司领导健立并完善公司规章制度，并组织监督各项规章制度的执行情况；

2、负责接收集团文件，做好文件的登记、发放、存档工作。并根据文件要求，做好上报工作；

3、负责公司公章、营业执照等相关印章、证照的管理、使用工作；

4、负责工商年报、工商变更、证照更新等工作；

5、负责公司员工招聘、劳动合同签订、人事档案调入、人员离职等人事管理工作；

6、负责公司日常办公用品的采购、发放、调配等工作，做好办公用品出入库登记工作；

7、负责公司安全生产工作，定期和不定期检查办公区域安全生产和环境卫生情况，每月编写安全生产报告，并对发现问题及时下达整改，监督整改效果。

8、负责总经理和副总经理办公室的清洁卫生，每周检查公司环境卫生情况，督促全体员工做到办公区域干净、整洁。

9、负责公司会议的筹备和安排，做好会议记录，整理会议纪要，对会议决定的执行情况进行催办和检查。

10、负责公司对外宣传工作，根据上级要求，通过网络媒体、悬挂条幅、张贴海报等形式，提升公司形象。

11、负责公司员工的培训工作，协同各部门共同抓好员工的思想素质教育和业务能力的培训工作。

12、负责公司车辆管理工作，做好用车台账登记，及时查询车辆违章并及时登记上报；

13、完成领导交办的其他工作。